Mit dieser Datenschutzerklärung informiert optima solutions GmbH (nachfolgend: «Optima Solutions» oder «wir»), welche Personendaten wir wofür, wie und wo bearbeiten, insbesondere im Zusammenhang mit unserer Website und unserem sonstigen Angebot. Wir informieren mit dieser Datenschutzerklärung ausserdem über die Rechte von Personen, deren Daten wir bearbeiten.
Für einzelne oder zusätzliche Angebote und Leistungen können besondere, ergänzende oder weitere Datenschutzerklärungen sowie sonstige rechtliche Dokumente wie Auftragsbearbeitungsverträge, Nutzungsbedingungen oder Teilnahmebedingungen gelten.
1. Kontaktadressen
Verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die wir hier beschreiben, ist die optima solutions GmbH. Anfragen zum Datenschutz können per Brief oder E-Mail an uns gerichtet werden::
optima solutions GmbH
Chutzenstrasse 20
3007 Bern
Office: +41 31 511 88 88
E-Mail: office@opti-sol.ch
Wir weisen darauf hin, wenn es im Einzelfall andere Verantwortliche für die Bearbeitung von Personendaten gibt.
2. Bearbeitung von Personendaten
Wir bearbeiten Personendaten insbesondere in den folgenden Kategorien von Bearbeitungen.
• Kundendaten von Kunden, für die wir Leistungen erbringen oder erbracht haben;
• Personendaten, die wir bei der Leistungserbringung indirekt von unseren Kunden erhalten;
• Beim Besuch unserer Website;
• Bei der Teilnahme an einer Veranstaltung von uns;
• Wenn wir kommunizieren;
• Bei sonstiger vertraglicher Beziehung, z.B. als Lieferant, Dienstleistungserbringer oder Berater;
• Bei Bewerbungen;
• Wenn wir aus gesetzlichen oder regulatorischen Gründen dazu verpflichtet sind;
• Wenn wir unsere Sorgfaltspflichten oder sonstige berechtigte Interessen wahrnehmen, z. B. um Interessenkonflikte zu vermeiden, Risiken zu vermeiden, die Datenrichtigkeit sicherzustellen, die Sicherheit zu gewährleisten oder unsere Rechte durchzusetzen.
Detailliertere Informationen finden Sie in den nachfolgenden Beschreibungen der jeweiligen Kategorien von Bearbeitungen.
3. Kategorien von Personendaten
Wir bearbeiten jene Personendaten, die erforderlich sind, um unser Angebot dauerhaft, nutzerfreundlich, sicher und zuverlässig bereitstellen zu können. Solche Personendaten können in folgende Kategorien fallen:
• Kontaktinformationen: Dazu zählen beispielsweise Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Diese Informationen sind grundlegend für die Kommunikation und Interaktion mit unseren Kunden und Geschäftspartnern.
• Kundeninformationen: Hierzu gehören Daten wie Geburtsdatum, Beruf, Titel und Stellenbezeichnung. In bestimmten Fällen können auch sensiblere Daten wie Pass- oder ID-Nummern sowie AHV-Nummern bearbeitet werden.
• Technische Daten von Maschinen und Geräten: Im Kontext unserer Softwarelösungen bearbeiten wir Daten, die sich auf Maschinen und Geräte beziehen. Diese können indirekt mit Personendaten verknüpft sein.
• Transaktions- und Auftragsdaten: Dies umfasst alle Informationen, die mit Aufträgen, Wartungsanfragen und Dienstleistungen verbunden sind. Diese Daten können personenbezogene Identifikatoren enthalten oder mit bestimmten Individuen oder Unternehmen verknüpft sein.
• Kommunikationsdaten: Durch unser CRM-Modul bearbeiten wir Daten, die mit Kundenanforderungen und Kommunikationen zusammenhängen. Dies schliesst E-Mail-Adressen und Inhalte der Kommunikation ein.
• Dokumentenmanagement: Die Verwaltung von technischen Dokumenten, Berichten und Lieferscheinen kann Personendaten beinhalten, insbesondere wenn diese Dokumente mit bestimmten Individuen oder Kundenkonten verknüpft sind.
• Zeiterfassungs- und Mitarbeiterdaten: Für das Management von Servicetechnikern könnten Daten wie Arbeitszeiten, Standorte und job-spezifische Details bearbeitet werden.
• Nutzungsdaten von Softwareanwendungen: Dazu gehören Daten, die durch die Nutzung unserer Software und Cloud-Lösungen generiert werden, wie Benutzereinstellungen, Nutzungsverhalten und andere relevante Informationen.
• Webseitendaten: Wir erfassen Daten wie IP-Adressen, Geräteinformationen (UDI), Browserinformationen sowie die Nutzung der Webseite (Analyse und Verwendung von Plugins etc.).
• Sicherheits- und Netzwerkdaten: Dazu gehören Besucherlisten, Zutrittskontrollen, Netzwerk- und Mailscanner sowie Telefonanruflisten, die für die Aufrechterhaltung der Sicherheit und Integrität unserer IT-Infrastruktur notwendig sind.
4. Zwecke der Datenbearbeitung
Wir können Ihre Personendaten zu mehreren Zwecken bearbeiten. Primär bearbeiten wir diese, um unsere Angebote Ihnen gegenüber erbringen zu können.
4.1 Erbringung von Dienstleistungen
Wir bearbeiten in erster Linie die Personendaten, die wir im Rahmen unserer Auftragsverhältnisse mit unseren Kunden erhalten und sonstigen Vertragsbeziehungen mit Geschäftspartnern von diesen und weiteren daran beteiligten Personen erhalten.
Bei den Personendaten unserer Kunden handelt es sich insbesondere um folgende Informationen:
• Kontaktinformationen (z. B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail, sonstige Kontaktinformationen);
• Persönliche Informationen (z.B. Geburtsdatum, Beruf, Titel, Stellenbezeichnung, Pass / ID-Nummer, AHV-Nummer etc.);
• Finanzinformationen (z. B. Daten zu Bankverbindungen);
• Vertragsstammdaten (z. B. Vertragsbeziehung, Produkt- bzw. Vertragsinteresse);
• Lieferanteninformationen, Kontaktdaten (z. B. Informationen zu Lieferanten inkl. Ansprechpartner);
• Bestellhistorie (z. B. Aufzeichnungen über frühere Bestellungen und Transaktionen);
• Elektronische Identifikationsdaten (z. B. Userdaten, IP-Adresse, elektronische Unterschrift, Verbindungs- und Protokolldaten, Cookies);
• Bewerbungs- und Beschäftigungsdaten (z. B. Sozialversicherungsdaten, Gehaltsdaten, Arbeitspläne, Arbeitszeiten, Urlaubs- und Krankheitstage);
• Unter diesen Personendaten können sich auch besonders schützenswerte Personendaten befinden, wie bspw. Daten zur Gesundheit, zu religiösen Ansichten oder zu Massnahmen der sozialen Hilfe.
Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:
• Abschluss oder Abwicklung eines Vertrages mit der betroffenen Person bzw. zugunsten der betroffenen Person, inkl. Vertragsanbahnung und allfällige Durchsetzung (z.B. Beratung);
• Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung (z. B. wenn wir unsere Pflichten wahrnehmen oder verpflichtet sind, Informationen offen zu legen).
• Wahrung berechtigter Interessen, (z.B. für administrative Zwecke, um unsere Qualität zu verbessern, die Sicherheit zu gewährleisten, Risikomanagement zu betreiben, unsere Rechte durchzusetzen, uns gegen Ansprüche zu verteidigen oder um mögliche Interessenkonflikte zu prüfen)
• Einwilligung (z.B. um ihnen Marketinginformationen zuzusenden).
4.2 Indirekte Datenbearbeitung aus Leistungserbringung
Wenn wir Leistungen für unsere Kunden erbringen, kann es vorkommen, dass wir auch Personendaten bearbeiten, die wir nicht direkt bei den betroffenen Personen erhoben haben oder Personendaten von Drittpersonen. Es handelt sich bei diesen Drittpersonen in der Regel um Mitarbeitende, Kontaktpersonen, Familienmitglieder oder Personen, die aus anderen Gründen mit den Kunden oder den betroffenen Personen in einer Beziehung stehen. Diese Personendaten benötigen wir, um Verträge mit unseren Kunden zu erfüllen. Wir erhalten diese Personendaten von unseren Kunden oder von Dritten, die von unseren Kunden beauftragt werden. Drittpersonen, deren Informationen wir zu diesem Zweck bearbeiten, werden von unseren Kunden darüber informiert, dass wir ihre Daten bearbeiten. Unsere Kunden können dafür auf diese Datenschutzerklärung verweisen.
Bei den Personendaten der Personen, die mit unseren Kunden in einer Beziehung stehen, handelt es sich insbesondere um folgende Informationen:
• Kontaktinformationen (z. B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail, sonstige Kontaktinformationen);
• Persönliche Informationen (z.B. Geburtsdatum, Beruf, Titel, Stellenbezeichnung, Pass / ID-Nummer, AHV-Nummer etc.);
• Finanzinformationen (z. B. Daten zu Bankverbindungen);
• Vertragsstammdaten (z. B. Vertragsbeziehung, Produkt- bzw. Vertragsinteresse);
• Lieferanteninformationen, Kontaktdaten (z. B. Informationen zu Lieferanten inkl. Ansprechpartner);
• Bestellhistorie (z. B. Aufzeichnungen über frühere Bestellungen und Transaktionen);
• Elektronische Identifikationsdaten (z. B. Userdaten, IP-Adresse, elektronische Unterschrift, Verbindungs- und Protokolldaten, Cookies);
• Bewerbungs- und Beschäftigungsdaten (z. B. Sozialversicherungsdaten, Gehaltsdaten, Arbeitspläne, Arbeitszeiten, Urlaubs- und Krankheitstage);
• Unter diesen Personendaten können sich auch besonders schützenswerte Personendaten befinden, wie bspw. Daten zur Gesundheit, zu religiösen Ansichten oder zu Massnahmen der sozialen Hilfe.
Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:
• Abschluss oder Abwicklung eines Vertrages mit der betroffenen Person bzw. zugunsten der betroffenen Person (z. B. wenn wir unsere vertraglichen Pflichten wahrnehmen);
• Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung (z. B. wenn wir unsere Pflichten wahrnehmen oder verpflichtet sind, Informationen offen zu legen);
• Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere unser Interesse, gegenüber unseren Kunden eine optimale Leistung zu erbringen.
4.3 Nutzung unserer Webseite
Um unsere Webseite zu nutzen, müssen keine Personendaten offengelegt werden. Der Server erfasst jedoch mit jedem Aufruf eine Reihe von Benutzerinformationen, welche vorübergehend in den Logfiles des Servers gespeichert werden.
Bei der Nutzung dieser allgemeinen Informationen findet keine Zuordnung zu einer bestimmten Person statt. Die Erfassung dieser Informationen bzw. Daten ist technisch erforderlich, um unsere Webseite anzuzeigen und dessen Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Diese Informationen werden zudem erhoben, um die Webseite zu verbessern und ihre Nutzung zu analysieren.
Dabei handelt es sich insbesondere um folgende Informationen:
• Informationen, die sie uns via Webseite übermitteln;
• Automatisch an uns oder unsere Dienstleister übermittelte technische Informationen, Informationen zum Nutzerverhalten oder der Einstellungen der Webseite (z.B. IP-Adresse, UDI, Gerätetyp, Browser, Anzahl Klicks auf der Seite, Öffnen des Newsletters, Klick auf Links, etc.
Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:
• Wahrung berechtigter Interessen, (z.B. für administrative Zwecke, um unsere Qualität zu verbessern, Daten zu analysieren oder unsere Dienstleistungen bekannt zu machen);
• Einwilligung (z.B. in die Nutzung von Cookies oder den Newsletter).
4.4 Direkte Kommunikation, Besuche und Veranstaltungen
Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen (z.B. via Telefon, E-Mail oder Chat) oder wir Sie kontaktieren, bearbeiten wir die dafür notwendigen Personendaten. Wir bearbeiten diese Personendaten ebenfalls, wenn Sie uns besuchen. In diesem Fall kann es sein, dass Sie vor ihrem Besuch oder am Empfang Ihre Kontaktdaten hinterlassen müssen. Diese werden von uns für eine gewisse Zeit aufbewahrt, um unsere Infrastruktur und unsere Informationen zu schützen.
Für die Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare («Online-Meetings») nutzen wir entsprechend sichere Anwendungen.
Bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen bearbeiten wir Personendaten für das Veranstaltungsmanagement und die Teilnehmerbetreuung, einschliesslich der Verwaltung von Anmeldungen, Kommunikation mit Teilnehmern und Koordination mit Dienstleistern.
Wir bearbeiten dabei insbesondere folgende Informationen:
• Kontaktinformationen (z. B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail);
• Randdaten zur Kommunikation (z. B. IP-Adresse, Dauer der Kommunikation, Kommunikationskanal);
• Andere Informationen, die der Nutzer während der Verwendung des Videokonferenzdienstes hochladet, bereitstellt oder erstellt sowie für die Wartung des bereitgestellten Dienstes verwendete Metadaten;
• Persönliche Informationen (z. B. Beruf, Funktion, Titel, Arbeitgeberfirma);
• Zeitpunkt und Grund des Besuchs.
Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:
• Erfüllung einer vertraglichen Pflicht mit der betroffenen Person bzw. zugunsten der betroffenen Person, inkl. Vertragsanbahnung und allfällige Durchsetzung (Erbringung einer Dienstleistung);
• Wahrung berechtigter Interessen (z.B. Sicherheit, Nachvollziehbarkeit sowie Abwicklung und Administration von Kundenbeziehungen);
• Einwilligung.
4.5 Bewerbungen
Sie können per Post oder über die auf unserer Webseite angegebene E-Mail-Adresse Ihre Bewerbung für eine Stelle bei uns einreichen. Die Bewerbungsunterlagen und sämtliche damit an uns bekanntgegebenen Personendaten werden streng vertraulich behandelt, keinem Dritten bekanntgegeben und nur zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Bewerbung für eine Anstellung bei uns bearbeitet. Ohne Ihre gegenteilige Zustimmung wird Ihr Bewerbungsdossier nach dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens entweder an Sie zurückgesendet oder gelöscht/vernichtet, soweit es nicht einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt. Rechtsgrundlagen für die Bearbeitung Ihrer Daten bilden Ihre Einwilligung, die Erfüllung des Vertrages mit Ihnen und unsere berechtigten Interessen.
Wir bearbeiten dabei insbesondere folgende Informationen:
• Kontaktinformationen (z. B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail);
• Persönliche Informationen (z. B. Beruf, Funktion, Titel, Arbeitgeberfirma);
• Bewerbungsunterlagen (z. B. Motivationsschreiben, Zeugnisse, Lebenslauf);
• Bewertungsinformationen (z. B. Beurteilung Personalberater, Referenzauskünfte, Assessments).
Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:
• Wahrung berechtigter Interessen (z.B. Anstellung neuer Mitarbeitenden); inkl. Vertragsanbahnung und allfällige Durchsetzung;
• Einwilligung.
5. Bearbeitung von Personendaten durch Dritte, auch im Ausland
Wir können Personendaten durch beauftragte Dritte bearbeiten lassen oder gemeinsam mit Dritten sowie mit Hilfe von Dritten bearbeiten oder an Dritte übermitteln. Bei solchen Dritten handelt es sich insbesondere um Anbieter, deren Leistungen wir in Anspruch nehmen. Wir gewährleisten auch bei solchen Dritten einen angemessenen Datenschutz.
Folgende Kategorien von Empfänger können Personendaten von uns erhalten:
• Dienstleister (z.B. Weitere IT-Dienstleister, Hosting-Provider, Lieferanten, Berater, Rechtsanwälte, Versicherungen);
• Dritte im Rahmen unserer gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen, Behörden, staatliche Einrichtungen, Gerichte.
Solche Dritte befinden sich grundsätzlich in der Schweiz sowie im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR). Solche Dritte können sich aber auch in sonstigen Staaten und Territorien auf der Erde sowie anderswo im Universum befinden, sofern deren Datenschutzrecht nach
Einschätzung des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) einen angemessenen Datenschutz gewährleistet, oder wenn aus anderen Gründen, wie beispielsweise durch eine entsprechende vertragliche Vereinbarung, insbesondere auf Grundlage von Standardvertragsklauseln, oder durch eine entsprechende Zertifizierung, ein angemessener Datenschutz gewährleistet ist. Ausnahmsweise kann sich ein solcher Dritter in einem Land ohne angemessenen Datenschutz befinden, sofern dafür die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen wie beispielsweise die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person erfüllt werden.
6. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten
Wir bearbeiten Personendaten während jener Dauer, die für den jeweiligen Zweck beziehungsweise die jeweiligen Zwecke oder gesetzlich erforderlich ist, das bedeutet für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Anbahnung, Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrags) sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Dabei ist es möglich, dass Personendaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (d.h. insbesondere während der gesetzlichen Verjährungsfrist) und soweit wir anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke). Personendaten, deren Bearbeitung nicht mehr erforderlich ist, werden anonymisiert oder gelöscht. Personen, deren Daten wir bearbeiten, haben grundsätzlich ein Recht auf Löschung.
7. Rechte von betroffenen Personen
Betroffene Personen, deren Personendaten wir bearbeiten, verfügen über die Rechte gemäss schweizerischem Datenschutzrecht. Die folgenden Rechte stehen Ihnen im Zusammenhang mit unserer Bearbeitung von Personendaten zu:
• Recht auf Auskunft über zu Ihnen bei uns gespeicherte Personendaten, den Zweck der Bearbeitung, die Herkunft sowie über Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die Personendaten weitergegeben werden;
• Recht auf Berichtigung, falls Ihre Daten nicht korrekt oder nicht vollständig sind;
• Recht auf Unterlassung künftiger Bearbeitungen oder Bekanntgabe Ihrer Personendaten an Dritte;
• Recht, die Löschung der bearbeiteten Personendaten zu verlangen;
• Recht auf Datenübertragung;
• Recht einer Datenbearbeitung zu widersprechen oder eine Einwilligung zur Bearbeitung von Personendaten jederzeit ohne Angabe von Gründen für die Zukunft zu widerrufen;
Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich an die oben angegebene Adresse.
Bitte beachten Sie, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen.
8. Datensicherheit
Wir treffen angemessene sowie geeignete technische und organisatorische Massnahmen, um den Datenschutz und insbesondere die Datensicherheit zu gewährleisten. Allerdings kann die Bearbeitung von Personendaten im Internet trotz solcher Massnahmen immer Sicherheitslücken aufweisen. Wir können deshalb keine absolute Datensicherheit gewährleisten.
Der Zugriff auf unser Online-Angebot erfolgt mittels Transportverschlüsselung (SSL / TLS, insbesondere mit dem Hypertext Transfer Protocol Secure, abgekürzt HTTPS). Die meisten Browser kennzeichnen Transportverschlüsselung mit einem Vorhängeschloss in der Adressleiste.
9. Nutzung der Website
9.1 Cookies
Wir können Cookies für unsere Website verwenden. Bei Cookies – bei eigenen Cookies (First-Party-Cookies) als auch bei Cookies von Dritten, deren Dienste wir nutzen (Cookies von Dritten beziehungsweise Third-Party-Cookies) – handelt es sich um Daten, die in Ihrem Browser gespeichert werden. Solche gespeicherten Daten müssen nicht auf traditionelle Cookies in Textform beschränkt sein. Cookies können keine Programme ausführen oder Schadsoftware wie Trojaner und Viren übertragen.
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